L’archivage numérique

Pourquoi l’archivage numérique ?

Qu’est ce que l’archivage numérique ?

L’archivage numérique est une astuce technologique ayant à l’origine ouvert la voie à l’administration électronique. Ce système de capture et de stockage numérique a pour but la conservation et la restitution des données archivées via un système informationnel (SIC, SEM…) entièrement informatisé grâce à la gestion et la recherche documentaires des fichiers indexés (sémantique, reconnaissance de caractères…).

Quels avantages de l’archivage numérique ?

L’archivage numérique est une optimisation de sa gestion interne des documents à bien des égards. Et notamment, en quelques mots :

• Partage et impressions facilités des fichiers
• Gestion efficiente des données (gestion électronique des documents, GED)
• Sécurisation des données
• Limiter les coûts de fonctionnement

Guidelines de l’archivage numérique

La norme ISO 14641-1, originellement définie par l’organisme AFNOR, définit les grands axes normatifs qui doivent être en place lors du processus d’archivage numérique de fichiers, quels qu’ils soient.

Les points qui y sont notamment développés sont :

• L’accessibilité du fichier : fonctions d’indexation et de recherche
• Lisibilité et durabilité du support : document éditable ou possédant un format universel (pdf)
• L’authenticité : signature nominative et vérifiable
• La traçabilité : suivi du cycle de vie des documents, conservation des journaux et possibilité de vérification des processus de conservation

Quels sont les enjeux de l’archivage numérique ?

En temps que technologie au service de l’efficience des entreprises et des institutions, les solutions d’archivage numérique comportent plusieurs points critiques qui nécessitent une mise en place et une expertise spécifique au domaine :

• Le choix des formats de fichiers et sur les supports d’archivage à long terme
• Les exigences de sécurité et d’intégrité des informations numérisées et stockées
• Le matériel & les logiciels de qualité pour assurer de manière optimale toutes les étapes du processus à tout instant
• Les preuves que constituent les empreintes, les signature électronique, l’horodatage, la gestion du cycle de vie de l’information, des droits d’accès et des traces informatiques au niveau légal
• L’interopérabilité entre différents systèmes et machines, les infrastructures de stockage et faire en sorte que la consultation des fichiers soit réalisable par une interface numérique simple à prendre en main
• Pérenniser de l’information

Chez SoluPrint, l’efficacité et le service au client sont primordiaux. N’hésitez pas à nous contacter pour profiter de notre expertise dans notre domaine.