Erreurs courantes de gestion de documents – et comment les éviter

Examinons de plus près comment votre entreprise répartit ses ressources et gère ses dépenses. Commençons notre petit exercice d’auto-vérification en mettant l’accent sur les façons de rationaliser la manière dont votre bureau gère ses fichiers les plus importants. Sans plus tarder, voici quatre erreurs courantes que les entreprises font lors de la gestion de leurs documents, et des solutions pour aider votre entreprise à les éviter.

 

Erreur #1 : Vous ne numérisez pas vos documents

 
Lorsque vos bureaux et classeurs débordent de documents, il est peut-être temps de commencer à récupérer de la place dans  votre espace de travail en numérisant davantage de données. Les imprimantes multifonctions (MFP) de Samsung, y compris le nouveau ProXpress M4560FX, proposent une multitude de solutions conçues pour aider les bureaux à rationaliser leurs flux de production en exploitant la puissance de la numérisation.

Le tout dernier ajout à la gamme MFP de Samsung comprend un processeur quad-core à 1,5 GHz amélioré qui permet de traiter facilement des documents complexes et graphiques, ainsi qu’un chargeur de documents à double numérisation (DSDF) offrant des vitesses de numérisation recto-verso extrêmement élevées. jusqu’à 40 images recto et 60 images recto verso par minute. Ces fonctionnalités permettent aux bureaux de travailler de manière plus sécurisée, en sécurisant les documents grâce à la sécurité multicouche du Centre Smart UX, et de manière efficace, en simplifiant les flux de travail afin de minimiser les éléments répétitifs de la gestion des documents.

Vous trouverez nos solutions de gestion documentaire ici

 

 

Erreur #2: Vous n’adoptez pas l’automatisation

 
Parlant de la rationalisation des tâches répétitives, la gamme de solutions d’impression puissantes récemment mises à jour de Samsung MFP, Business Core Suite, propose une gamme d’outils intuitifs conçus pour simplifier au maximum l’automatisation et la distribution des documents

Document Workflow Core offre aux bureaux une infrastructure simplifiée pour la gestion répétitive des documents numériques, renforcée par des outils de numérisation et de distribution en un clic. Ils permettent aux utilisateurs d’organiser et de distribuer facilement (et automatiquement) des documents faxés numérisés ou entrants vers un ensemble de destinations prédéfinies.

De plus, la technologie mise à jour Zone OCR (reconnaissance optique de caractères) de Samsung permet à Document Workflow Core de classer automatiquement les numérisations et les télécopies par code-barres, identification de l’appelant et métadonnées et de les enregistrer comme documents numériques modifiables. Une telle automatisation continue réduit considérablement la quantité de travail nécessaire aux entreprises pour classer et gérer un large éventail de documents.

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Erreur #3: Vous ne maximisez pas votre mobilité

 
Si la configuration d’impression d’une entreprise exige que les utilisateurs soient attachés à leur poste de travail chaque fois qu’ils doivent imprimer, cela peut limiter considérablement l’efficacité globale des employés. C’est pourquoi, de nos jours, les entreprises avant-gardistes adoptent de plus en plus les solutions d’impression mobile qui permettent à leurs employés de gérer leurs puissantes imprimantes en utilisant uniquement leur appareil mobile.

L’application Smart UX Mobile de Samsung, par exemple, offre aux bureaux équipés d’imprimantes à 2 et 4 lignes de nouveaux niveaux de confort en permettant aux utilisateurs de gérer facilement ces appareils directement depuis l’écran tactile de leur smartphone. Samsung Cloud Print est une autre solution pratique qui permet aux utilisateurs de se connecter facilement aux multifonctions Samsung de leur bureau et d’imprimer à partir d’ordinateurs, de téléphones ou d’autres appareils mobiles, peu importe où ils se trouvent.

Et grâce à l’omniprésent plug-in Samsung Print Service de Samsung, votre entreprise est peut-être déjà dotée des outils dont elle a besoin pour commencer à adopter la mobilité et à imprimer plus efficacement. Inclus sur de nombreux combinés et compatible avec tous les téléphones et tablettes fonctionnant sous Android 4.4 (KitKat) ou supérieur, le plug-in certifié Mopria Alliance a offert à plus de 500 millions d’utilisateurs dans le monde un accès à l’impression mobile transparente.

 

 

Erreur #4: Vous jetez, ne déchiquetez pas

 
Lorsque nous parlons de bonne gestion des documents, nous ne parlons pas seulement de la façon dont votre entreprise gère ses fichiers, mais aussi de la façon dont vous disposez des documents qui ont atteint la fin de leur cycle de vie. Il va sans dire que lorsque des documents contenant des informations sensibles sont simplement jetés au lieu de déchiqueter, ils risquent de tomber entre de mauvaises mains. Ainsi, lorsque vous nettoyez le fouillis des bureaux, gardez la concurrence dans le noir et protégez votre vie privée (et celle de vos clients) en rappelant à vos employés d’éliminer complètement les documents contenant des informations sensibles.

Dans les affaires, comme dans la vie, les erreurs apportent de précieuses opportunités de croissance. En offrant des outils simples pour rationaliser la gestion de leurs documents, les solutions de Samsung permettent aux entreprises de travailler plus intelligemment et plus efficacement.

 

Cet article a été fourni par Samsung Printing Solutions.

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